現在、企業や部署などの組織において、単一プロジェクトのみが稼働していることは稀で、多くの組織では複数のプロジェクトが並列で稼働しています。
それらのプロジェクトは特定の一人がPMを兼任することもありますが、それぞれのプロジェクトで別々のPMをたてる場合が多いです。
この場合、PMのスキルや方針、並行プロジェクトの緊急度などにより、プロジェクトの成否に差が発生します。
またプロジェクトによっては成果物が揃っていない、整理されていない等、プロジェクト毎の品質の差も悩みの種となってきます。
こうした場合、組織としてはうまくいったプロジェクトのやり方を別のプロジェクトに展開したいと思うことでしょう。
似たようなプロジェクトであれば、あらかじめ成果物一覧を決めることで過不足なく、品質も安定します。
このように組織全体のプロジェクトマネジメントに統一性を持たせたいと思ったとき、最適なのがPMOの導入です。
案件PMOと組織PMO
一般にPMOと聞くと、特定のプロジェクトに参画しPMを支援する役割をイメージされる方が多いのではないでしょうか。
しかし実は、PMOには複数の細分化された種類があります。
それぞれが異なるスキルを持ち、違った役割を担うため、この違いを理解することがプロジェクトの成功につながると言っても良いでしょう。
本記事では、組織PMOと案件PMOについて解説していきます。
案件PMOの役割について
先述したような多くの方がイメージする「特定のプロジェクトに参画し、PMを支援する役割」のPMO、これこそがまさに案件PMOです。
特定案件についての支援を行うPMOを「案件PMO」といいます。
案件PMOは特定のプロジェクトの進捗管理・課題管理などの事務的なサポートからプロジェクト管理方針策定といったマネジメントのサポートを行う役割を担います。
一般的には、参画時期や期間が明確に決まっており、他のPMO業務に比べて短期間であることから外部のPMOやフリーランスがアサインしやすいポジションです。
組織PMOの役割について
組織PMOは特定のプロジェクトに縛られずに、企業・部署などを対象としています。
メンバー管理や組織体制、ルール作成に関する意思決定ができるようにサポートを行う役割を担うのが「組織PMO」の役割です。
その役割は多岐にわたり、種類や概要についても細分化されています。
詳細は別記事「PMOとは」で解説しているので、ぜひご一読ください。
組織PMOがアサインする期間は、案件PMOと比較して中長期的で、じっくり内部から課題解決に臨む場合には組織PMOの力が不可欠です。
また今回、冒頭で提示した課題のように組織全体のプロジェクトマネジメントに統一性を持たせるには、組織PMOが適任となります。
組織PMO導入の効果
ここまで特定の案件ではなく、組織全体をサポートする組織PMOが存在することを紹介しました。 そこで組織PMOを導入することにより、どのような効果を得ることができるか、例をご紹介していきます。
組織全体のプロジェクトマネジメント力の向上
組織内で成功したプロジェクトマネジメント手法やPMOが持つノウハウによって、組織全体としてプロジェクトマネジメント力を向上させることができます。
さらに、組織として標準となるマネジメント規定を策定することにより、PMの違いによるプロジェクト成否のばらつきを抑えながらプロジェクトを成功に導くことが可能です。
プロジェクト開始に関する戦略的支援
プロジェクトは規模が大きくなるほどマネジメントの難易度も高くなっていきます。
そのため、大規模プロジェクトの場合は段階的にカットオーバーを行うよう、プロジェクトを分割することがあります。
経営者はプロジェクト開始判定を行う際、事業計画と照らし合わせてリスク回避することも求められます。
このような戦略的な課題に対しても、組織の経験値・リソースなどをもとに解決案を提示することができるのが組織PMOです。
経営者の「プロジェクト統制」に関する支援
進行中のプロジェクトから上がってくる、ステアリングコミッショナーに向けた報告資料のフォーマットを定めることにより、経営者が必要とする報告内容を漏れなく摘み取ることができます。
また、特定のプロジェクトにおいて遅延が発生しており、リソース（コスト）を追加してでも納期を守る必要がある場合などには、組織内を俯瞰することにより他プロジェクトとの優先順位などを考慮し配置換えなども提言することができるのです。
まとめ
ここまで組織全体のプロジェクトマネジメントに統一性を持たせるためには、組織PMOが最適であることを説明してきました。
ただし案件PMOと組織PMOでは、それぞれに求められるスキルが異なります。
PMO導入の際には、あらかじめ組織PMOが必要であることを明示し、適切な体制を組めているかプロに相談することをおすすめします。