近年、プロジェクトの効率化を目的にPMOを設置する企業やプロジェクトが増えてきています。
しかし一概にPMOといっても、その役割や立ち位置はプロジェクトへの入り方によりいくつかのパターンがあると言えます。
そのため、PMOを導入する企業やPMが求めているPMOの役割と、実際にプロジェクトに参画するPMOが持っている業務遂行のイメージをすり合わせておくことがより重要になっています。
ここが合っていないと、PMOを導入した側からすると期待通りの働きが得られず、プロジェクト推進に支障が出るという事態が発生してしまいます。
また案件参画したPMOは、想定外のタスクを任されて稼働が増大したり、稼働に見合わない低評価を受けてしまう可能性もあるでしょう。
そこで本記事では、PMOの一般的な意味だけでなく、求められる役割についてわかりやすく整理してお伝えします。
PMOとは？意味とPMとの違いを解説
PMOとは、Project Management Office（プロジェクトマネジメントオフィス）の略です。
一般的に「プロジェクト成功に向けた責任を持ち、マネジメントの全権を担う」のがPMであり、PMOはPMを支援する立場です。
遂行するプロジェクトが大きくなりメンバーが増えていくにつれ、PM1人の管理では限界を迎えます。
また、PMが複数プロジェクトを掛け持つ場合も同様に管理の限界が来るでしょう。
PMOは、このようにプロジェクトが大規模になったり、複数プロジェクトの掛け持ち等でPMの工数が不足する場合に設置されます。
具体的な動きとしては、PMOがプロジェクトの中に深く入り込んで情報収集を行ったり、PMの指示を漏れなく伝達することなどで、PMの意思決定・プロジェクト管理の補助を行います。
PMOの導入を検討し支援を求める側もPMOとして参画する側も、互いの期待値を明確にしてすり合わせを行うことが重要です。
この工程を踏むことで、PMOのパフォーマンスを高めることができ、後のトラブル防止にもつながります。
PMOの3つの種類と組織における役割
では、導入側と参画側の期待値を明確にするために必要な観点としては、PMOの種類とそれぞれの持つ役割、つまりそれぞれ何ができるかを把握することが重要です。
ここでは「PMOの種類」、「PMOのポジション」「受注・発注によるPMOの役割」の3つの観点から、それぞれできることや担うべき役割を解説します。
なお、ここで解説するPMOの種類は、日本PMO協会の定義[1]を借りて分類します。
これらはPMOのスキルレベルと同義と考えられるため、求める支援内容や担える業務レベルによって期待値調整の補助とすることができます。
PMOアドミニストレーター
事務局的な役割を担い、プロジェクトに関する状況の可視化や社内プロセスの円滑化を実施します。
具体的な業務としては、プロジェクトデータ（タスクや課題等）の集計やレポート化、会議設定や議事録作成などを担います。
要求されるスキルレベルはあまり高くはなく、PMが自身の定常タスクを切り分けたいという場合に向いています。
PMOエキスパート
プロジェクト環境やルールの策定を行い、プロジェクトメンバーが迷わず動ける状態へ導く役割を担います。
また、プロジェクト状況を見て適切な判断をPMに求めたり、課題化してプロジェクトメンバーと共に推進することも行います。
PMOエキスパートはPMOとしての経験を積んでいるため、経験の浅いPMの補助や難度の高いプロジェクト支援が必要な場合に向いています。
PMOマネージャー
PMOの中でもっとも成熟した経験者であり、PMOを管理するマネジメント業務全般をする役割を担います。
また、PMの参謀として、共にプロジェクトリスク/対策の検討を行ったり、マイルストンでのGo/NotGo判定支援を行うこともあります。
大規模プロジェクトのようにチームでPMOを導入する際などは、PMOチームの統括をする立場です。
ここではPMOの支援内容や役割をわかりやすくするために上記3つの分類を紹介しましたが、実際のプロジェクトにおいては同じ人がアドミニストレーターとエキスパートを同時で担う等のケースもあります。
PMOの2種類のポジション
PMOのポジションは大きく分けて「組織PMO」と「案件PMO」の2種類があります。
同じPMOでも「組織PMO」と「案件PMO」とで、PMOとして関わる領域が異なってきます。
組織PMO
組織PMOとは、特定のプロジェクトに縛られず、企業・部署などのメンバー管理や組織体制、ルール作成に関する意思決定ができるように支援を行います。
具体的には組織内外における課題抽出から、意思決定プロセスの改善、業務遂行のルール策定などを担います。
顧客企業に即した管理資料のテンプレート作成、過去実績に基づくプロジェクト開始判定の重み付け等、顧客企業における属人化の低減、潜在リスクの解消を組織全体の目線で行うことが求められるポジションと言えるでしょう。
案件PMO
案件PMOは、1つまたは複数のプロジェクトに専属し、PM（プロジェクトマネージャー）やTL（チームリーダー）がプロジェクト推進をスムーズにできるように支援を行うポジションです。
プロジェクトは期限が決まっているため、成功へ導くためにはプロジェクトのQuality（品質）・Cost（コスト）・Delivery（納期）・Scope（スコープ）を管理し、都度判断を行う必要があります。
受注・発注によるPMOの役割
さらに、PMOを導入する企業が発注者側か、受注者側かによってもPMOに求められるものは異なります。
それぞれに必要なPMOのスキルをみていきましょう。
発注者側PMO
発注者側企業のPMOは、ユーザ部門としての側面が強く、経営戦略等の戦略的思考が必要となります。
また、ベンダーコントロールを得意とするPMOが向いていると言えるでしょう。
特に請負契約で発注する場合は請負側のマネジメント能力が低い場合、納品物の品質が低かったり、納品そのものが行われない場合もあります。
そのため、プロジェクトの進捗確認による監視コントロールや工程毎のゲートレビュー等による品質担保、場合によってはプロジェクトの継続・中止判断等の経営戦略への提言が求められます。
受注者側PMO
受注者側企業のPMOは、社内のプロジェクトマネジメントを高度化し、プロジェクトの成功率を高める役割です。
プロジェクトの成功に向けては、自社内だけではなく顧客の経営戦略を理解し、本質的にビジネス価値を生み出せるのか、ユーザ企業との連携強化も必要になります。
例えばユーザ企業側から要件定義書が出たとしても、そこにビジネス要求やビジネスケースなどが不明瞭だった場合は、適切に確認していくことで設計フェーズや納品時の認識齟齬を防ぐことができます。
顧客企業の経営戦略に準拠したビジネス価値をどう創造するのかの提案力が求められると言えるでしょう。
まとめ
一口にPMOといっても、種類や役割によって期待値や実際の業務内容は変わってきます。
そのため、PMOに支援を求める場合は、PMOにどのような期待値を持っているのか、支援内容を明確にする必要があるでしょう。
また、PMOとして参画する場合も自身のスキルを正確に把握し、どのような場面でフィーを発生させられるかを明確にすることがセールスポイントとなります。
本記事でご説明したPMOの種類・ポジション等が、お互いの期待値の認識合わせの補助となれば幸いです。